Direct contact? Bel naar 088 - 2357768

Volg ons via

Cloud Academy
 

Is uw administratie ook een ‘docudrama’?

gefrustreerde man

Is uw administratie ook een ‘docudrama’?

In veel bedrijven speelt zich elke dag een ‘docudrama’ af. Misschien ook bij u. We hebben het dan voor de duidelijkheid niet over een documentaire met acteurs maar over onnodig gehannes met papieren documenten. U heeft het zelf misschien niet eens in de gaten maar het kan allemaal veel efficiënter. En dat hoeft tegenwoordig echt niet veel meer te kosten.

Halfslachtig

Hoe vaak zien we het niet: bedrijven die een poging doen om bijvoorbeeld de factuurstromen te digitaliseren. In de praktijk betekent dat niet meer dan in- en verkoopfacturen als PDF ontvangen en versturen. Zodra een inkoopfactuur in de mailbox verschijnt, wordt deze alsnog geprint en – na een korte zoektocht naar de juiste behandelaar – door deze medewerker van een paraaf voorzien. Na ontvangst op de crediteurenadministratie (hopelijk bij de juiste persoon) en de betaling nog even scannen voor het archief (want ja, we zijn ‘digitaal’) en klaar is Kees. In branches als transport, installatietechniek en bouw – en dichterbij ons huis: bij boomkwekerijen – zijn ook papieren pak- en afleverbonnen nog altijd de standaard.

Inhaalslag

Los van het feit dat deze bonnen een eigen leven kunnen gaan leiden en veel handmatig werk opleveren, zijn ze erg foutgevoelig. Zo zijn ze lang niet altijd volledig ingevuld en wat er wel is ingevuld, heeft vaak meer weg van hiërogliefen dan van een handschrift. Gelukkig zijn er ook branches waar qua digitalisering een inhaalslag wordt gemaakt, zoals de juridische branche en accountancy. Daarbij wordt gebruik gemaakt van multifunctionele apparaten, wat software en een DMS, oftewel Document Management Systeem. En die zijn, net als bijvoorbeeld ERP-systemen, allang niet meer uitsluitend voor de ‘grote en dure jongens’ weggelegd. Middels OCR (Optical Character Recognition) worden documenten als het ware gelezen en automatisch in de juiste servermap geplaatst.

Digitaal paraferen

Daarbij wordt dus ook het type document herkend en komt hij automatisch bij de juiste persoon terecht. In het geval van een inkoopfactuur kan die persoon via een link ook digitaal paraferen. Zijn er meerdere inkopers, dan kan er automatisch worden gedifferentieerd op bijvoorbeeld de hoogte van het bedrag. Bovendien: hoe meer informatie digitaal en realtime beschikbaar is, hoe meer ‘slimme’ informatie dit kan opleveren voor een betere klantbeleving. Werkt u in de cloud, dan zijn uw data ook nog eens beter beschermd in het kader van de AVG. Benieuwd hoeveel efficiency u kunt winnen? Neem dan contact op voor een vrijblijvende inventarisatie via cs@spotonline.nl of 088-BELSPOT(2357768).