Kantoorautomatisering

Kantoorautomatisering wordt vaak gezien als de ruggengraat van een organisatie. Het zorgt er namelijk voor dat werkzaamheden worden geautomatiseerd en medewerkers hun werk gemakkelijker en efficiënter kunnen uitvoeren. Wanneer kantoorautomatisering door middel van een goed plan op de juiste manier wordt geïmplementeerd, verhoogt het de productiviteit waardoor kosten worden bespaard. Het is dus een investering waar je zeker geen spijt van zult hebben en die zich gegarandeerd terugbetaald. 

Frank van Roekel

Ontdek de beste manier om kantoorautomatisering door te voeren

Contact

Waarom kantoorautomatisering?

De juiste kantoorautomatisering verhoogt dus de productiviteit. Maar waar wordt die winst in productiviteit dan precies behaald? Uit onderzoek blijkt dat een medewerker maar 32% van zijn tijd bezig is met de kern van de functie waarvoor hij is aangenomen. Dit betekent dat hij 68% van de tijd bezig is met routinewerkzaamheden die dagelijks worden uitgevoerd en niet horen bij het ‘echte’ inhoudelijke werk. Dit is niet alleen zonde van de tijd maar ook niet leuk voor de medewerker die staat te popelen om te laten zien wat hij of zij waard is. Deze routine taken bestaan bijvoorbeeld uit:

  • Het afhandelen van e-mails.
  • Interne communicatie met collega’s.
  • Administratieve werkzaamheden.

De meeste van deze routinewerkzaamheden op het kantoor zijn al geautomatiseerd, maar zonder een goed plan werken de programma’s niet optimaal samen. Hierdoor kunnen er koppelings- en beveiligingsproblemen ontstaan waardoor je vaak nog verder van huis bent. Het is dus van groot belang dat het plan wordt opgesteld en wordt onderhouden door iemand die er verstand van heeft.

“Zonder een goed plan werken de programma’s niet optimaal samen.”

Een goed plan is het halve werk

Met een gedegen plan voor kantoorautomatisering zorg je ervoor dat alle hardware en software perfect op elkaar zijn afgestemd en goed zijn beveiligd. Dit zorgt er pas écht voor dat medewerkers efficiënter kunnen gaan werken. Zo hebben ze meer tijd voor de werkzaamheden die zij het leukst vinden en waarvoor ze in eerste instantie zijn aangenomen. Bij Spot zorgen we ervoor dat dit plan om kantoorautomatisering te implementeren en te onderhouden soepel wordt opgesteld en doorgevoerd.  Nog even samengevat levert het de volgende voordelen op:

  • Voorkomt problemen.
  • Verhoogt productiviteit.
  • Efficiënter werken.
  • Gemakkelijker werken.
  • Veilig en betrouwbaar netwerk.
  • Minder kosten.

Kantoorautomatisering bij Spot

Het automatiseren van processen op het kantoor heeft dus vele voordelen. Echter, niet elke organisatie is in staat om dit zelf te implementeren en te onderhouden. Hiermee kunnen wij jou helpen. Wij zorgen ervoor dat kantoorautomatisering perfect aansluit op de (toekomstige) behoefte van je onderneming en je medewerkers. Daarna verzorgen wij de implementatie en het onderhoud. Hierdoor hoef jij je nergens zorgen over te maken.

Wil je weten hoe wij te werk gaan en wat wij voor je kunnen betekenen, neem dan gerust contact met ons op. Wij staan je graag te woord!

De voordelen van kantoorautomatisering

  • Voorkomt problemen

  • Verhoogt de productiviteit

  • Veilig & betrouwbaar netwerk

  • Werken wordt gemakkelijker

  • Minder kosten

Vraag een offerte aan

Neem contact op met onze ICT-specialist
088 – 23577687

Frank van Roekel

Onze klanten geven
ons deze score:
4.8 van 5

Bekijk meer referenties

Foto na wedstrijd voetbal FC Volendam v FC Den Bosch

Hoewel we al onze klanten oprecht even belangrijk vinden, springt de naam FC Volendam er toch een beetje tussenuit. De verbondenheid die we met de eerstedivisionist voelen, gaat uiteraard verder dan dezelfde kleuren in de logo’s. Bij Spot ICT zijn we sowieso niet vies van een potje voetbal. Met een profclub om de hoek is de klik dan snel compleet. Op zoek naar een regionale partner voor een bestaande ICT-uitdaging kwam FC Volendam uit bij Spot ICT. 

Wat was de uitdaging?

‘’Het probleem zat hem vooral in de snelheid, het was voor ons niet mogelijk om bestanden online vanaf één centrale plek te benaderen’’ vertelt Martijn Molleman, de manager commercie. “Zo kwam het bij ons wel eens voor dat twee accountmanagers een product verkochten waarvan er maar één beschikbaar was. Doordat er geen centrale online plek was waar informatie werd gedeeld, hadden de accountmanagers niet door dat ze allebei dit product verkochten. SPOT is bij ons langsgekomen om onze wensen en behoeften door te nemen en kwamen met een passende oplossing”. 

‘’Als we problemen hebben, dan nemen we contact op en is het meteen opgelost’’

 

Hoe is dit opgelost?

Bij SPOT zagen we al snel wat het probleem was waar FC Volendam mee kampte. Wij hadden de ideale oplossing voor ze. Martijn vertelt:‘’De oplossing waar SPOT mee is gekomen heet Office 365. Hiermee zijn al onze bestanden vanaf één plek beschikbaar. Dit voorkomt een hoop werk. We hebben een voor iedereen toegankelijk platform waar we zaken met elkaar delen als wedstrijdbeelden, sponsorcontracten of de skybox indeling. Tevens is de cloudomgeving Spot WorkSpace Premium geïmplementeerd. We hoeven nu bijvoorbeeld niet meer drie keer opnieuw in te loggen om bij onze bestanden te komen. De migratie zelf verliep eveneens erg vlot. Ik had met een kwartier mijn laptop al terug!” 

Martijn en Remco - FC Volendam/ Spot ICT Oplossingen

Het behaalde resultaat

‘’Onze informatie wordt nu intern centraal gedeeld waardoor iedereen erbij kan. Dit draagt bij aan de snelheid en productiviteit van de werknemers en de communicatie intern. Er hoeft nu minder over en weer te worden gediscussieerd en gemaild en er vinden minder misverstanden plaats. Hierdoor is onze productiviteit gestegen”. 

‘’In 3 woorden is SPOT deskundig, welwillend en flexibel’’

 

Om het scorend vermogen van FC Volendam nog verder op te krikken, hebben we bij Spot ICT besloten om ons tevens als sponsor aan FC Volendam te verbinden. Op de vraag of Martijn Spot ICT zou aanraden bij bedrijven die in hetzelfde schuitje zitten als zij destijds, volgt een volmondig ‘ja’.

Heeft u een soortgelijke uitdaging of misschien wel een compleet andere uitdaging binnen uw bedrijf? Neem dan gerust contact met ons op. Wij bespreken graag de mogelijkheden met u om deze uitdaging aan te gaan. Ook wanneer het een andere uitdaging is op het gebied van ICT kunt u bij ons terecht.

Ontvang direct de Factsheet van de Spot
Training en Workshops in uw mailbox!

Vul uw naam en e-mailadres in:

Teamviewer