Wordt ‘e-delen’ het nieuwe e-mailen?

Spot-ICT-Wordt-e-delen-het-nieuwe-e-mailen

Wordt ‘e-delen’ het nieuwe e-mailen?

Hier en daar gaan geluiden op dat e-mail zijn langste tijd heeft gehad. Enerzijds snoepen platforms als WhatsApp, Insta en Snap flink van de koek mee. De scheidslijn tussen sociale en zakelijke media is wat dat betreft flinterdun. Ook in beveiligingsopzicht legt e-mailen het steeds meer af tegen betere alternatieven. De belangrijkste daarvan is wat ons betreft informatie delen in de cloud. “Heb je mijn ‘e-deel’ al ontvangen?”. Tja, het is wel even wennen.

Geen eigen leven

Ons pleidooi voor delen in plaats van mailen komt zo kort voor 25 mei (inderdaad: de AVG) natuurlijk niet uit de lucht vallen. Een intern protocol voor meer e-delen is tegen die achtergrond zeker geen verspilde moeite. De informatie wordt immers niet heen en weer geslingerd met het gevaar dat het een eigen leven gaat leiden, maar blijft op een centrale, beveligde plek. Vergelijk het met iemand die je contant wilt betalen. Dat doe je bij voorkeur bij iemand thuis en niet midden op een al dan niet dubieuze straat. En met een belangrijk contract ga je ook liever naar een kantoor of een keurig restaurant dan het te tekenen op de Kalverstraat.

Zo lek als een mandje

Daar komt bij dat data al snel persoonlijk is. Dat begint al met de paspoortgegevens die we van nieuwe medewerkers registreren. Kopietje maken en hup, een mailtje naar P&O, de Facilitair Manager en waarom de jongens van ICT niet? Maar mailboxen zijn zo lek als een mandje en je kunt ze zelfs in z’n geheel verplaatsen. Beheer persoonsgegevens daarom liever op een centrale plaats in een goed beveiligde cloud, inclusief versleuteling en automatische back-ups. Verleen bepaalde medewerkers of relaties (tijdelijk) toegang tot deze bestanden of laat ze de data onder restricties downloaden. Dat maakt meteen ook een einde aan overvolle mailboxen en een slechtere performance als gevolg daarvan. Onduidelijkheid over de juiste versie van een bestand of document is daarmee ook meteen de wereld uit

Automatisch gesynchroniseerd

Altijd de juiste en meest recente bouwtekening, gedetacheerd personeel dat overal en nergens zit en toch altijd bij de juiste documenten kan. Afijn, u kunt de voorbeelden zelf wel verzinnen. Al zit je pak ‘m beet in de Himalaya en valt je verbinding weg, dan kun je bovendien gewoon offline doorwerken. Zodra je weer een signaal oppikt, wordt het bestand in kwestie automatisch gesynchroniseerd en is iedereen weer helemaal bij. Nou krijgt u dit verhaal uitgerekend toegestuurd als e-mail. En met een link naar een openbaar toegankelijk plek. Maar ja, de inhoud mag dan ook zonder problemen op straat komen te liggen. En u mag het natuurlijk ook gewoon ‘delen’…

Meer weten over Back-up en security?

Laat dan hieronder uw gegevens achter